Activerende opening "Business Analyse"

BLOG “Activerende opening”

Wat is zo logisch bij het “bakken van taarten” en zo lastig bij “Business analyse”?

De aanleiding

Ik wil wat vertellen over een belangrijk maar ook lastig onderdeel van het vakgebied “Business Analyse”. Een oplossing ontstaat uit een goede probleemanalyse en dit is een zoektocht naar de vraag achter de vraag. Ik maak dit duidelijk aan de hand van enkele taartrecepten!

De activerende opening

In de activerende opening maak ik gebruik van een metafoor, namelijk die van enkele taartrecepten. Ik toon verschillende taartrecepten naast elkaar en vraag naar de overeenkomsten. Vrij snel komen aspecten zoals; ingrediënten, materialen (oven, pannen, taartvorm, etc.), het recept (bereiding) en het resultaat (als plaatje van de taart) naar voren.

De theorie

De start van een les, presentatie, etc. is belangrijk. Het moment dat je de aandacht van de deelnemers vraagt de, focus aanbrengt op het te behandelen onderwerp en de gelegenheid hebt om aanwezige kennis, ervaringen en waarnemingen te verzamelen.

Ik heb voor de metafoor “Bakken van taarten” gekozen, omdat;

• de meeste deelnemers een taartrecept zullen herkennen,
• daar diverse zaken zoals; ingrediënten, materialen, bereidingswijze voor nodig zijn, om tot een goed eindresultaat te komen,
• het gehele proces start bij het einde, namelijk het resultaat, welke taart ga ik maken! Dit laatste is iets dat bij Business Analyses vaak niet gebeurd, hiermee wil ik de link leggen naar het te behandelen onderwerp.

Dit betekent wel dat een ‘activerende opening’ aan een aantal eisen moet voldoen, namelijk;

• Start met een goede openingsvraag,
• Start met de foto’s, muziek, filmpjes, ‘Loesjes’, etc. en zorg dat deze van hoge kwaliteit zijn en geïntegreerd in de presentatie,
• Bij het ophalen van kennis, ervaringen en waarnemingen;
•  heeft het de voorkeur deze te onthouden, bij het noteren verlies je oogcontact met de groep, mocht je ze toch willen noteren praat dan niet als je schrijft,
•  zorg dat iedereen aan het woord is geweest,
•  niet teveel sturen, laat het komen, alles is goed, immers je vraagt naar ieders kennis, ervaringen en waarnemingen!
• Gebruik maximaal één werkvorm, dus óf een filmpje óf een muziekfragment,
• Als je de overeenkomsten of verschillen wilt tonen, toon de plaatjes dan naast elkaar,
• Een metafoor is een goed middel om complexe zaken simpel te maken, zeker als het een goede koppeling vormt met het vakgebied.

De praktijk

In het vakgebied van “Business Analyse” loop ik vaak tegen het ‘waarom’ probleem aan. Waar bij het bakken van een taart het resultaat onomstotelijk vaststaat, is dat bij de business analyse vaak het grootste probleem.

Vaak worden probleem in mijn vakgebied gegeven in de vorm van hele of halve oplossingen. Ik krijg bijvoorbeeld de vraag “we hebben een extra veld nodig dat aangeeft of een woning energie zuinig is”. Voor een goede oplossing, is een analyse van het probleem nodig, en dus een heldere probleemstelling.

Het is dus zaak om door te vragen “Wie heeft dat nodig?”, “Waarvoor hebben zij dat nodig?” en “Hoe wordt bepaald of een woning ja of nee energie zuinig is?”. Een zoektocht welke het uiteindelijke probleem (wens) oplevert, namelijk “Extra klanten, door bij energie zuinige woningen een korting op de hypotheekrente te verstrekken.”

Na de analyse blijkt dat we de zowel een extra veld moeten uitvragen (EPC waarde of Energielabel), de waarde vertalen naar wel of niet energiezuinig, een extra rentekortingscomponent opnemen, welke in diverse berekeningen gebruikt wordt!

Slot

“Werk van achteren naar voren”, begin met dát wat je wilt realiseren, analyseer wat je daarvoor nodig hebt en welk proces je moet volgen. Een advies dat dat zich al bewezen heeft in de wereld van de taartenbakker!